كتابة تقارير ادارية

تصميم التقرير الاداري قد يختلف من تقرير لاخر ، بيد ان هناك عناصر اساسية للتقرير
الاداري التي لابد من تواجدها ، بعض هذه العناصر لا يستخدم في حالة التقارير الادارية
القصيرة لعدم وجود الحاجة اليها ، من المفيد معرفة هذه العناصر وطريقة كتابتها وفائدتها ،
وهذه العناصر لا علاقة لها بلغة التقرير فهي تستخدم باللغات المختلفة ، هذه المقالة تناقش
الموضوع من منظور عام ولكن في بعض المنظمات يكون هناك متطلبات محددة في تصميم التقرير
الاداري قد تختلف عما هو مذكور هنا بالتالي يفترض الالتزام بتلك المتطلبات .

ما هي عناصر التقرير الادارية الاساسية ؟

الغلاف :
في حالة تقارير العمل الادارية المعتادة قد لا يوضع غلاف اصلا نتيجة ان تداول التقرير
لن يكون عملية مستمرة لمدة طويلة وغالبا ما يحتفظ بالتقرير في ملف وبالتالي لا يكون
هناك خوف من تلف التقرير ، قد يستخدم غلاف بلاستيك لتقارير العمل الكبيرة جدا او
التي سيتم حفظها لمدة طويلة بشكل منفصل -اي لن يتم حفظها داخل ملف مع تقارير
اخرى- وقد يستخدم كذلك الغلاف السميك في مثل هذه الحالات ، فمثلا تقرير الزيارات اليومية
سيكون بدون غلاف ، تقرير الاعمال السنوية او الخطة السنوية قد يوضع له غلاف بلاستيكي
، بالطبع في حالة التقارير الالكترونية لن يكون هناك غلاف .

في حالة استخدام غلاف فلابد ان يكون من الممكن التعرف على بيانات التقرير الاساسية من
الغلاف بدون الحاجة لفتح التقرير ؛ بمعنى انك يمكنك معرفة عنوان التقرير واسم الشخص او
الجهة التي اعدته وتاريخ اصداره او اعداده .

في حالة استخدام غلاف سميك فسيكون لزاما ان تكتب هذه البيانات على الغلاف الخارجي ،
وفي حالة استخدام غلاف بلاستيك شفاف فسيكون من الممكن رؤية صفحة العنوان -التي تلي الغلاف
، وفي حالة عدم وجود غلاف فان اول صفحة مرئية تكون صفحة العنوان وبالتالي يتم
التعرف على اسم التقرير من هذه الصفحة

صفحة العنوان :
صفحة العنوان هي اول صفحة من صفحات التقرير الاداري الضخم وهذه الصفحة تمكننا من معرفة
معلومات اساسية عن التقرير بسرعة. لذلك فان صفحة العنوان لابد وان تحتوي على : ”
عنوان التقرير اسم معد التقرير وظيفة معد التقرير اسم المنظمة التي صدر منها هذا التقرير
تاريخ اصدار التقرير .

اما تقارير العمل القصيرة -اي المكونة من صفحة او صفحتين او ثلاث – لا يوضع
صفحة للعنوان وانما توضع هذه البيانات في اعلى الصفحة الاولى وذلك لان التقرير قصير ولا
داعي لاضافة صفحة كاملة للعنوان ، محتويات صفحة العنوان لابد من وجودها في اي تقرير
سواء وضعت في صفحة مستقلة او في الصفحة الاولى .

الملخص :

الملخص كما هو واضح من الاسم هو ملخص لما يحتويه التقرير الاداري ، وللملخص وظيفتان

اولا : ان يعلم قارئ التقرير ان كان يحتاج ان يقرا هذا التقرير ام لا
.

ثانيا : ان يعرف القارئ المعلومات الاساسية جدا في التقرير مثل طبيعة الزيارات التي نفذت
والنتائج (الاستنتاجات) والتوصيات وبالتالي قد يكتفي به عن قراءة باقي التقرير او يقرر قراءة جزء
محدد من التقرير .

الملخص قد يوضع في صفحة العنوان اذا كان قصيرا لان هذا يساعد القارئ على الاطلاع
عليه سريعا. اما في حالة التقارير الطويلة التي يكون فيها الملخص في صفحة منفصلة فالبعض
يفضل وضع الملخص بعد صفحة العنوان والبعض يفضل وضعه بعد جداول المحتويات وقوائم الجداول والاشكال
والرموز اي وضعه قبل المقدمة. في حالة عدم وجود تفضيل لدى الجهة التي يقدم لها
التقرير فمن الافضل وضع الملخص بعد صفحة العنوان مباشرة لانه ليس هناك سبب لان يقوم
القارئ بتقليب صفحات جداول المحتويات وقوائم الاشكال لكي يصل الى الملخص الذي قد يعرف منه
انه لا يحتاج قراءة التقرير او قد يستغني بما في الملخص عن قراءة التقرير .

يوجد نوعان من الملخصات: الملخص المعلوماتي والملخص الوصفي. الملخص المعلوماتي هو الذي تحدثنا عنه. الملخص
الوصفي يعطي فكرة سريعة عن ما يحتويه التقرير ولكنه لا يلخص البحث نفسه ولا يوضح
النتائج. الملخص المعلوماتي يستخدم اكثر من الملخص الوصفي ولكن قد تجد بعض المجلات العلمية التي
تستخدم الملخص الوصفي .

جدول المحتويات :

جدول المحتويات هو جدول يوضح رقم الصفحة التي يبدا بها كل قسم من اقسام التقرير
بحيث يكون من السهل الوصول الى اقسام معينة مباشرة. جدول المحتويات يوضح كذلك للقارئ الاقسام
المختلفة للتقرير. جدول المحتويات يحتوي اسماء اقسام او فصول البحث او التقرير كما هي مكتوبة
داخل التقرير. ينبغي اتباع اسلوب ثابت في عرض الاقسام الفرعية او العناوين الفرعية في جدول
المحتويات

جدول المحتويات لا يستخدم عادة في التقارير القصيرة لانه في هذه الحالة يكون تصفح التقرير
امرا سهلا .

قائمة الاشكال :

عندما يحتوي التقرير على عدد كبير من الاشكال التوضيحية (خمسة او اكثر) يكون من المفضل
وضع قائمة خاصة للاشكال. قائمة الاشكال مشابهة لجدول المحتويات غير انها توضح رقم الصفحة الموجود
بها كل شكل

قائمة الجداول :

قائمة الجداول مشابهة تماما لقائمة الاشكال ولكنها توضح رقم الصفحة الموجود بها كل جدول. احيانا
يتم وضع القائمتين في نفس الصفحة تحت مسمى
قائمة الاشكال والجداول .

قائمة الجداول والاشكال تساعدان على الوصول الى جدول ما او شكل ما بسرعة بدلا من
تصفح التقرير او جزء منه للوصول الى شكل ما او جدول ما ، وهي مطلوبة
غالبا في تقارير العمل الطويلة والتي قد تستخدم لمدة طويلة مثل دراسات الجدوى والتخطيط الاستراتيجي
وما الى ذلك

قائمة الرموز او قائمة المصطلحات :

قائمة الرموز تستخدم في التقارير الادارية التي تحتوي على الكثير من الرموز كاستخدام “س” للتعبير
عن السرعة و “م” للتعبير عن المسافة وهكذا ، وخاصة في حالة التعامل مع مؤسسات
اخرى .

المقدمة :

المقدمة يجب ان توضح ثلاثة اشياء وهي: موضوع التقرير وخلفيته، الهدف من التقرير ، حدود
التقرير. يمكن ان تشتمل المقدمة ايضا على شرح موجز لاقسام التقرير ، المقدمة لا تحتوي
على اي نتائج او توصيات او تفاصيل التقرير فالمقدمة لابد ان تكون قصيرة بالنسبة لحجم
التقرير فمثلا قد يكون طول المقدمة في حدود 3% من طول التقرير. فالتقارير المكونة من
عشرات الصفحات قد تكون المقدمة فيها صفحة او اثنتين، والتقارير المكونة من ثلاثة او اربعة
صفحات تكون مقدمتها بضعة اسطر

قلب التقرير :

قلب التقرير هو اكبر عناصر التقرير وهو يتكون عادة من عدة اجزاء او اقسام. لاحظ
انه لا يوضع عنوان باسم “قلب التقرير” وانما هو مصطلح مستخدم هنا لتسمية الاجزاء الوسطى
في التقرير. قلب التقرير يشرح الموضوع بشيء من التفصيل ويوضح ما تم فعله لحل المشكلة
ويوضح كذلك النتائج وتحليلها. اقسام قلب التقرير تختلف حسب طبيعة التقرير ، تقارير العمل التي
تشرح ما تم عمله لحل مشكلة او تحسين شيء ما تتضمن: ” شرح المشكلة بالتفصيل
الخطوات التي تم اتباعها نتائج هذه الخطوات ومدلولاتها” .

الاستنتاجات او التوصيات :

الاستنتاجات هي المعلومات التي استنبطناها من بيانات التقرير. هذا القسم لابد ان يحتوي الاجابة على
السؤال الاساسي التقرير وان تكون الاجابة نابعة من اجراءات العمل. فمثلا التقارير الادارية قد توضح
تحسن الاداء او وجود فرص للاستثمار في صناعة ما. ينبغي الا تحتوي الاستنتاجات بيانات لم
يتم ذكرها في التقرير او استنتاجات ليست نابعة من نتائج التقرير .

التوصيات هي الاشياء التي نوصي بان يتم اجراؤها بناء على ما استفدناه واستنتجناه من التقرير.
فمثلا التقرير الذي يوضح خطة استراتيجية ينتهي بتوصية باتباع استراتيجية من الاستراتيجيات التي عرضت في
التقرير ، والتقرير الذي يقترح حلا لمشكلة يجب ان ينتهي بتوصية بتنفيذ احد الحلول .

توثيق مصدر المقال
تلتزم مهارات النجاح للتنمية البشرية بحماية حقوق المؤلفين وكتاب

• تقارير إدارية
• تقارير ادارية مكتوبة