بحث حول نظام المعلومات

نظم المعلوماتInformation Systems
يسمى النظام الذي يعالج البيانات Data ويحولها الى معلومات Information ويزود بها المستفيدين نظام معلومات،
وتستخدم مخرجات هذا النظام وهي المعلومات لاتخاذ القرارات وعمليات التنظيم والتحكم داخل المؤسسة. وعليه، يمكننا
تصور نظام المعلومات على انه مكون من الانسان والحاسوب والبيانات والبرمجيات المستخدمة في معالجتها بهدف
امداد المؤسسة بالمعلومات اللازمة لها عند الحاجة. ويتصوره اخرون على انه مكون مما يلي:
1 المدخلات Input وهي البيانات .
2- المعاجلة ( العمليات ) Processing . وتتكون من جهاز الحاسوب نفسه والبرمجيات المستخدمة في
معالجة البيانات والمفات والاشخاص.
3- المخرجات Output وهي المعلومات Information
نظرية النظم Systems Theory
تعني نظرية النظم بتحديد مجموعة من العناصر وايجاد نوع من العلاقات بينها. وتتمثل هذه العناصر
بما يلي:
اولا: النظام ومكوناته System and its Componests
يعرف النظام، كما ذكر سابقا، بانه ” مجموعة من العناصر المرتبطة معا ضمن نظام اتصال
معين لتحقيق هدف او اهداف معينة. وان هناك نظما كلية ونظما فرعية. وتتكون وحدات النظام
من وحدات الادخال ووحدات المعالجة ووحدات الاخراج التي تعمل معا لتشكل وظيفة كلية للنظام.
ثانيا: بيئة النظام Systen Environment
تعد طبيعة بيئة النظام الداخلية والخارجية ومدى تفاعل النظام مع هذه البيئة من اهم العوامل
المؤثرة على نجاحه وتحقيقه لاهدافه المرسومة. اذ تتخذ اهداف النظام تبعا لطبيعة التفاعل الناشيء بين
النظام وبيئته.
ثالثا: مستخدمو النظام User
وهم مجموعة المستفيدين ( اشخاص ودوائر وهيئات ) من الوظائف النهائية للنظام. ويقسم هؤلاء الى
قسمين هما:
ا) مستخدمو النظام داخليا:
وهم مجموعة الاشخاص والجهات المستفيدة من وظائف النظام داخل المؤسسة التي يعمل فيها النظام (
مثال: الموظفون، والاقسام، والدوائر، ومشغلو النظام، والقائمون على صيانة النظام وتحديثه وتشغيله ، وغيرهم ).

ب) مستخدمو النظام خارجيا:
وهم مجموعة المستفيدين ( اشخاص ودوائر وهيئات ) من خدمات النظام خارج المؤسسة التي يعمل
فيها النظام. (امثلة: مؤسسة الضمان الاجتماعي، ديوان المحاسبة ).
رابعا دورة حياة النظام Life Cycle
لكل نظام دورة حياة، تبدا من تاريخ محدد وتنتهي كليا او جزئيا في تاريخ محدد
ويمكن تلخيص مراحل هذه الدورة والتي سناتي على ذكرها بشيء من التفصيل لاحقا بالاتي:
1- الشعور بمشكلات النظام القديم وضرورة احلال النظام الجديد محله.
2- تحديد اهداف النظام الجديد.
3- الدراسة الاولية للنظام الجديد.
4- دراسة الجدوى الاقتصادية للنظام الجديد واعتمادها.
5- جمع البيانات وتحليلها ( مدخلات، اجراءات، مخرجات، وتغذية راجعة ).
6- تصميم النظام.
7- فحص النظام.
8- تطبيق النظام وصيانته ( وتشمل تدريب العاملين على النظام ).
9- توثيق النظام.
نظم المكتبات ومؤسسات المعلومات المبنية على الحاسوب:
تتكون المكتبة او مركز المعلومات عادة من اجزاء منفصلة من الناحية الشكلية الا انها متصلة
وظيفيا تعرف بالنظم. ويختلف النظام المكتبي التقليدي عن النظام المحوسب في ان النظام التقليدي يعتمد
اعتمادا كاملا على العمل اليدوي الذي يقوم به الافراد، اما اذا استخدم الحاسوب في تنفيذ
بعض او كل العمليات المكتبية فيعرف النظام بانه نظام مبني على الحاسوب.
ويعرف النظام هنا بانه ” تفاعل منظم يتكون من الانسان والمعلومات ومصادرها والحاسوب والبرمجيات المستخدمة
المرتبطة معا لتحقيق غايات واهداف معينة ” فالحاسوب هو مجرد الة او اداة تساعد المكتب
على تادية اعمال مختلفة ومعقدة باقل كلفة ولكن بدقة اكبر وبسرعة فائقة تزيد عن دقة
النظم التقليدية وسرعتها.
وقد يشتمل كل نظام مكتب على عدد من النظم الصغيرة تعرف باسم النظم الفرعية (Sub-Systems)
فقد تشتمل المكتبة الحديثة (نظام كلي) على نظم فرعية للخدمات الفنية، والخدمات العامة، والانتاج، وتسويق
المعلومات ، والعلاقات العامة، والمالية وغيرها . ويقسم كل نظام فرعي من النظم السابقة الى
نظم اخرى فرعية، فقد يشتمل النظام الفرعي للخدمات الفنية مثلا على نظم اصغر مثل نظام
تنمية مصادر المعلومات، ونظام الفهرسة والتصنيف. وينتج عن هذا التقسيم مستوى اخر من النظم تقسم
بدورها الى نظم اصغر. فعلى سبيل المثال ، قد يشتمل نظام تنمية مصادر المعلومات على
نظم فرعية خاصة بمجتمع المستفيدين، وبالتزويد، وبتقييم المصادر، وبتنقيتها. وتستمر عملية تقسيم هذه النظم الفرعية
الى نظم صغيرة كلما امكن ذلك.
مفهوم انظمة المعلومات الادارية:
هناك تعريفات مختلفة لنظام المعلومات الاداري نذكر منها ما يلي:
النظام الذي يتولى تزويد الادارة بالمعلومات الدقيقة والوافية اللازمة لها لاتخاذ القرار، في الوقت والمكان
المناسبين.
توليفة من الافراد والاجهزة التي تتولى عمليات جمع ومعالجة وخزن البيانات واسترجاعها بغية تقليل حالة
عدم التاكد عند اتخاذ القرارات، وذلك من خلال تلبية حاجة المديرين من المعلومات اللازمة والضرورية
في المجال.
مجموعة من العناصر البشرية والتكنولوجية لجمع البيانات وتشغيلها طبقا لقواعد واجراءات محددة بغرض تحويلها الى
معلومات تساعد الادارة في التخطيط والتنظيم والرقابة والتقييم واتخاذ القرارات.
طريقة منظمة لتجهيز المعلومات عن ماضي وحاضر ومستقبل العمليات الداخلية واستكشاف المتغيرات الخارجية للبيئة.
وبناء على هذه التعريفات يمكن ايراد التعريف الشامل التالي لنظام المعلومات الاداري في المكتبة او
مركز المعلومات ” هو نظام متكامل يتكون من مجموعة الافراد والاجهزة والاجراءات والانظمة الفرعية للمعلومات
، وذلك بغرض تزويد الادارة بكل ما تحتاجه من معلومات دقيقة وكافية عن الانشطة الدقيقة
للمكتبة او مركز المعلومات، ومن اجل انجاز الوظائف الادارية من تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة واتخاذ
قرارات كفوءة وفعالة. ”
مما سبق، يمكن استخلاص مجموعة من النقاط الاساسية المتعلقة بمفهوم نظام المعلومات الاداري، وهي:
انه نظام معلومات مبني على الحاسوب في ادخال البيانات ومعالجتها وتحويلها الى معلومات تفيد متخذي
القرارات في المكتبة او مركز المعلومات.
انه نظام متكامل يربط بين انظمة فرعية وظيفية مختلفة في المكتبة او مركز المعلومات مثل
نظام الانتاج، ونظام التسويق، ونظام الخدمات، ونظام المالية، ونظام ادارة الافراد، وغيرها.
انه نظام يدعم وظائف التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة في المكتبة او مركز المعلومات.
انه نظام يساعد ادارة المكتبة او مركز المعلومات في اتخاذ القرارات وحل المشكلات.
انه نظام يقدم للادارة معلومات عن ماضي وحاضر المكتبة او مركز المعلومات ويتنبا بالمستقبل.
انه نظام يصف العمليات والانشطة الداخلية للمكتبة او لمركز المعلومات ويقارنها بالمعايير الموضوعة، ويظهر المجالات
التي تحتاج الى تعديل او تحسين.
انه نظام يوفر معلومات دقيقة وشاملة عن البيئة الخارجية للمكتبة او مركز المعلومات ، اذ
يرصد الاحداث والفرص في هذه البيئة التي يمكن ان يؤثر على مستقبل المكتبة او مركز
المعلومات او على عملياتهما الداخلية.
انه نظام يوفر المعلومات (المخرجات) في شكل تقارير دورية او تقارير خاصة، ومخرجات نماذج رياضية
واحصائية يستخدمها مدير المكتبة او مركز المعلومات في حل المشكلات واتخاذ القرارات.
ونخلص الحديث بالقول ان نظم المعلومات الادارية هي في الواقع حقل مشتق من جملة تخصصات
وتطبيقات مختلفة ساهمت بقدر او باخر في تطوره ونمو وازدهار تطبيقاته في منظمات الاعمال والمؤسسات
الاقتصادية المختلفة. فنظم المعلومات الادارية مزيج من معطيات علم الحاسوب وتكنولوجيا المعلومات، وبحوث العمليات، والرياضيات،
ونظرية الادارة والتنظيم، والسلوك التنظيمي، والاقتصاد وتقنيات الاتصالات.
اسباب الاهتمام بنظم المعلومات الادارية في المكتبات ومراكز المعلومات:
اصبحت نظم المعلومات الادارية مهمة وضرورية جدا للمكتبات ومراكز المعلومات في الوقت الحاضر، وذلك لاسباب
التالية:
1- تضخم حجم المكتبات ومراكز المعلومات، وزيادة عدد وجداتها التنظيمية على نحو لم يعد مكثف
في المكتبات ومراكز المعلومات، اذ تعد هذه التكنولوجيا احد العناصر الاساسية المكونة لنظام المعلومات الاداري
الحديث.
2- التطور المتلاحق في تكنولوجيا المعلومات والاتصالات, واستعمال هذه التكنولوجيا على نحو مكثف في المكتبات
ومراكز المعلومات، اذ تعد هذه التكنولوجيا احد العناصر الاساسية المكونة لنظام المعلومات الاداري الحديث.
3- زيادة التعقيد في مهام ووظائف ادارة المكتبات او مراكز المعلومات، نتيجة لتاثير المكتبة او
مركز المعلومات بالتغيرات السياسية والثقافية والاقتصادية والاجتماعية والقانونية والتكنولوجية، وغيرها في البيئة الخارجية على الصعيدين
المحلي والدولي وما يواكبه من تعقيد في عملية اتخاذ القرار. لذلك، لابد لمديري المكتبات ومراكز
المعلومات كمتخذي قرارات استخدام وسائل ونظم جديدة تساعدهم في اتخاذ القرار وتمدهم بالمعلومات اللازمة لذلك.

4- احتدام المنافسة بين المكتبات ومراكز المعلومات في مجالات كثير مثل تنوع المنتجات ، وغيرها
مما يستدعي المديرين الى وجوب مواجهة منافسيهم، من حيث سرعة اتخاذ القرارات، وحل المشكلات، واستشعار
مجالات تحسين الاداء العام.
5- زيادة اهمية المعلومات وقيمتها في المكتبات ومراكز المعلومات، على اعتبار انها مورد استراتيجي ،
وانها الاساس في التقدم والتطور والبقاء والاستمرارية وزيادة الانتاجية. ان معالجة المعلومات وتحليلها هي وظيفة
جديدة لادارة المكتبة او مركز المعلومات، وبعد اخر من ابعاد العملية الادارية. هذا الوظيفة فرضتها
تطبيقات انظمة الحاسوب وتكنولوجيا المعلومات الاخرى في مختلف النظم الوظيفية للمكتبة او مركز المعلومات من
انتاج، وتسويق، وخدمات، وشؤون مالية، وغيرها.
اذا، فالتحدي الذي تواجهه المكتبات ومراكز المعلومات في الوقت الحاضر يكمن في كيفية الافادة من
تكنولوجيا المعلومات في تصميم نظم ادارية تمكنها من المنافسة، ومن ملاحقة التغيرات البيئية، وتحقيق الكفاءة
الانتاجية.
المكونات الاساسية لنظام المعلومات الاداري المحوسب:
يتكون نظام المعلومات الاداري المحوسب في المكتبات ومراكز المعلومات من المكونات الرئيسة التالية:
اولا: المدخلات Inputs :
المدخلات عبارة عن البيانات الخام التي يتم ادخالها في الحاسوب لمعالجتها وانتاج معلومات جديدة. وقد
تكون هذه البيانات خاصة بالافراد او الخدمات او الانتاج او العلاقات العامة او تسويق المعلومات،
وغيرها. ومن الجدير بالذكر انه يجب ان لا يدخل في الحاسوب الا البيانات اللازمة والضرورية.

ويجب تصميم نظام المعلومات الاداري المحوسب بحيث لا تجمع البيانات وتدخل اكثر من مرة واحدة.
اما عملية تنظيم البيانات قبل ادخالها في الحاسوب فهي ضرورية لاسترجاع المعلومات عند الحاجة اليها.

ثانيا: الاجهزة Hardware:
وهي عبارة عن الحواسيب نفسها والاجهزة الاخرى الملحقة بها التي تعمل على استقبال البيانات وتخزينها
ومعالجتها واخراج النتائج.
ثالثا: البرمجيات Software :
من المعلوم ان الحاسب جهاز مبرمج. والبرنامج هو ” مجموعة الاوامر والتعليمات الموجهة للحاسوب لمعالجة
البيانات ( المدخلات ) المخزنة فيه بالطريقة المناسبة لتحقيق الاهداف المطلوبة ( المخرجات ). ”
وهناك انواع متعددة من البرمجيات مثل برامج النظام ( System Software )، وبرامج التطبيقات
(plication Systems)، وبرامج تطوير النظام (System Development Software )، وبرامج المستفيد النهائي ( User Software
– End) .
رابعا: قاعدة البيانات Data Base:
يجب ان يكون لدى المكتبة او مركز المعلومات مصدر موحد ومنظم يشتمل على جميع المعلومات
اللازمة لنظام المعلومات الاداري المحوسب. وتنظيم البيانات في نظام الحاسوب بصورة هرم يبدا من اصغر
عنصر في قاعدة البيانات وهو البت (Bit) ثم البايت (Byte ) ، والحقول، والسجلات، والملفات
التي تشكل بمجموعها قاعدة البيانات. وتعرف قاعدة البيانات بانها ” اسلوب تنظيم البيانات في شكل
ملف رئيس يتيح التعامل مع البيانات بطريقة شمولية تلبي الحاجات المختلفة للمستفيدين ومتخذي القرار.” وتتم
ادارة موارد البيانات وقواعد البيانات من خلال حزم برمجيات متطورة تسمى نظام ادارة قواعد البيانات
(DBMS) . وتقوم ادارة قواعد البيانات بمهام التنسيق بين قواعد البيانات والمحافظة على مواردها وتنفيذ
اجراءات الحماية والامن المعلوماتي.
خامسا: الاجراءات Procedures :
تعرف الاجراءات بانها ” مجموعة التعليمات والاوامر التفصيلية والخطوات الواجب اتباعها لتنفيذ البرنامج المطلوب. ”
وتشمل النواحي المتعلقة بكيفية تشغيل الحاسوب وطريقة ادخال البيانات وادامتها واسترجاعها واسماء الملفات والبرامج وتصنيف
المخرجات وطرق توزيعها .. الخ.
سادسا: الافراد Personnel :
الافراد هم مجموعة الاشخاص الذين يتولون تصميم البرامج واعدادها وتحديد البيانات وترميزها وادخالها وامنها وتشغيل
الحاسوب وادارة نظام المعلومات الاداري.
وتشمل هذه المجموعة مدير النظام ومحللي النظم والمبرمجين ومدير العمليات ومشغلي النظام ومدخلي البيانات ومدير
قاعدة البيانات ومدير امن النظام، وغيرهم. ويعد الافراد محور الكفاءة الجوهرية لنظم المعلومات بعامة في
المكتبات ومراكز المعلومات ونظم المعلومات الادارية فيها على وجه الخصوص.
سابعا: ادارة المعلومات ( الادارية ) Information Management :
تتولى ادارة المعلومات مهام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة والتقييم لجميع انشطة نظام المعلومات الاداري واعماله.
ومن المعلوم ان العامل الحاسم والجوهري في نجاح او فشل نظم المعلومات الادارية في المكتبات
ومراكز المعلومات هو الادارة بقيادتها وكادرها الاداري والتقني المتخصص.
التخطيط لانشاء نظام معلومات اداري:
ان نظام المعلومات الاداري هو قبل كل شيء مشروع يتطلب تخطيطا وتقييما ودراسة جدوى وموارد
ووقت وجدولة لانشطة متعددة ومعقدة. وحتى يحقق نظام المعلومات الاداري في المكتبات ومراكز المعلومات اهدافه،
لابد من اتباع الاسلوب العلمي في التخطيط له، وان يصمم بحيث يؤمن احتياجات جميع المستفيدين
وخاصة المديرين منهم من المعلومات في الوقت المناسب وبطريقة اقتصادية.
ويمكن اعتماد الاسلوبين التاليين في التخطيط لانشاء نظام معلومات اداري في المكتبة او مركز المعلومات:

1- التخطيط على اساس الاهداف: اي تحديد اهداف المكتبة او مركز المعلومات ومن ثم تخطيط
وتصميم نظام المعلومات ليحقق هذه الاهداف.
2- التخطيط على اساس المشكلات: اي تصميم نظام معلومات اداري يكون قادرا على مساعدة ادارة
المكتبة او مركز المعلومات على تحديد المشكلات وايجاد الحلول واختيار الحل الافضل.
وقد يكون من الصعب عمليا الاعتماد على اسلوب واحد دون الاخر. لذا، لابد ان يكون
نظام المعلومات الاداري في المكتبة او مركز المعلومات قادرا على تحقيق الاهداف، وان يقدم في
الوقت نفسه المعلومات التي تساعد على حل المشكلات التي قد تعترض طريق المكتبة وتمنعها من
تحقيق اهدافها.
الخطوات الرئيسية لتخطيط نظام المعلومات الاداري المحوسب في المكتبات ومراكز المعلومات:
فيما يلي نذكر الخطوات الرئيسة التي يجب ان تتبعها المكتبات ومراكز المعلومات في التخطيط لانشاء
نظام معلومات اداري محوسب:
1- تحديد الاهداف العامة للمكتبة والاهداف الفرعية لكل دائرة وقسم من اقسامها:
وتعتبر هذه الاهداف الاطار السياسي الذي يجب ان يلتزم به نظام المعلومات الاداري المحوسب ولا
يخرج عنه.
2- تحديد حاجات المستفيدين من المعلومات: نظام المعلومات الاداري المحوسب الناجح هو الذي يوفر المعلومات
التي تلبي حاجة المستفيدين منه بدقة ويستجيب للتطورات التي قد تطرا على هذه الحاجات.
3- تحديد الاشخاص والجهات التي تحتاج المعلومات: يجب ان يحدد نظام المعلومات الاداري المحوسب الناجح
الاشخاص والدوائر والاقسام والجهات المخولة بالحصول على المعلومات. ويعني هذا تحديد المستفيدين الداخليين والخارجيين من
النظام، واي نوع من المعلومات يمكنهم الحصول عليها.
4- تحديد شكل المعلومات وطرق عرضها واوقات جمعها: يجب تحديد الطرق التي ستجمع بواساطتها هذه
المعلومات واسلوب عرضها ( قوائم بيليوغرافية او معلومات نصية او تقارير مطبوعة او جداول او
رسومات بيانية او ارقام، الخ). كما يجب تحديد اوقات جمع واعداد هذه المعلومات (يوميا او
اسبوعيا او شهريا او فصليا او نصف سنوي او سنويا ). وباستخدام الحاسوب في ايامنا
هذه اصبحت المعلومات تجمع وتخزن مباشرة.
5- بيان طريقة تخزين المعلومات: يجب سياسة مكتوبة وواضحة تحدد طريقة الاحتفاظ بالمعلومات وتخزينها بعد
جمعها. فهل تخزن المعلومات على اشرطة ممغنطة او اسطوانات ممغنطة او اسطوانات الليزر، او غيرها.

6- تحديد نوع اجهزة الحاسوب المناسبة للنظام وعددها.
7- تحديد طريقة استرجاع المعلومات ونقلها: ان الهدف الاساس من جمع المعلومات وتخزينها هو استرجاع
والافادة منها. لذلك يجب ان يحدد النظام طرق ووسائل استرجاع المعلومات ونقلها من اماكن تخزينها
في الحاسوب الى المستفيدين منها. اذ يمكن نقل المعلومات بوسائل متعددة منها: التقارير الشفوية والتقارير
المطبوعة بواسطة الحاسوب والمصغرات الفيلمية وشاشات الحاسوب، وغيرها.
8- ادامة المعلومات: حتى تستجيب المعلومات للحاجات المتغيرة لابد ان يشتمل نظام المعلومات الاداري المحوسب
في المكتبات ومراكز المعلومات على طريقة منظمة لتحديث المعلومات وادامتها، وجعلها مواكبة لاحدث المستجدات والتطورات.
ويتضمن نظام التحديث والادامة ايضا تحديد وايضاح طريقة التخلص من المعلومات التي لم تعد المكتبة
او مركز المعلومات بحاجة اليها. فنظام المعلومات الاداري المحوسب الناجح هو الذي يصمم بحيث يغذي
وبصفة دائمة بالمعلومات الجديدة ويتخلص من المعلومات القديمة عديمة الفائدة.
9- الرقابة على النظام: تعتبر الرقابة وسيلة اساسية لمعرفة مدى التقدم الذي احرزه النظام والمشكلات
التي يواجهها. لذلك لابد من تغذية راجعة لادارة المكتبة او مركز المعلومات او لادارة وحدة
المعلومات في هذا المجال. اذ تمكن التغذية الراجعة الادارة من اجراء التعديلات والتغييرات اللازمة في
الوقت المناسب وباقل التكاليف.
10- اعتبارات اخرى: هناك نواح اخرى يجب ان تؤخذ بعين الاعتبار عند التخطيط لانشاء نظام
معلومات اداري محوسب،وهي:
المركزية واللامركزية.
الكادر البشري: مؤهلاته وخبراته وطرق تدريبه.
سرية المعلومات وامنها.
الانظمة الوظيفية الفرعية للنظام: النظام الفرعي للمعلومات التسويقية، النظام الفرعي لمعلومات الانتاج، النظام الفرعي لمعلومات
الموارد البشرية، النظام الفرعي للخدمات المعلوماتية، النظام الفرعي للمعلومات المالية، الخ.
خصائص نظام المعلومات الاداري المحوسب المثالي:
هناك مجموعة من الخصائص التي يجب توافرها في نظام المعلومات الاداري المحوسب المثالي، هي:
هناك مجموعة من الخصائص التي يجب توافرها في نظام المعلومات الاداري المحوسب المثالي، هي:
1- التكامل بين عناصر النظام ( Integration ): وهذا يعني ان يمثل النظام وحدة متماسكة
ومتكاملة من العمليات والانشطة بمعنى تكامل الانظمة الفرعية لنظام المعلومات الاداري بحيث يكون نشاط اي
نظام فرعي مكملا لانشطة النظم الفرعية الاخرى. فمخرجات نظام تسويق المعلومات مثلا هي مدخلات لنظم
الخدمات والمالية والموارد البشريه

• أهداف نظام المعلومات والمكتبات
• تحدثي عن حاجه المديرين للمعلومات